Analýza účetnictví a daní hotelu: kde vlastník přichází o peníze

Účetnictví a daňová evidence hotelu nejsou jen účetní zápisy, přiznání a měsíční uzávěrka. Účetní systém hotelu musí vlastníkovi ukazovat skutečný finanční obraz: kolik hotel vydělal, které náklady skutečně souvisejí s pokojovým úsekem, kde vznikají daňová rizika a jak správně jsou zachyceny operace Front Office, F&B, prodeje, pronájmy, provize a další služby.

V praxi často není problémem nedostatek dat. Problém spočívá v tom, že data z PMS, účetního programu, pokladního systému, bankovních transakcí a manažerského reportingu si ne vždy odpovídají.

Proto považuji analýzu účetnictví a daňové evidence hotelu za samostatnou etapu finanční a provozní analýzy objektu.

Co přesně prověřujeme

Cílem analýzy není hledat chyby jen kvůli chybám samotným.

Naším cílem je pochopit, nakolik účetní systém umožňuje vlastníkovi hotelu přijímat správná finanční rozhodnutí.

V rámci práce provádíme:

• posouzení úplnosti účetních dat;
• kontrolu správného zachycení hospodářských operací;
• analýzu souladu účetní a daňové evidence;
• posouzení účetních pravidel;
• analýzu daňového zatížení;
• identifikaci finančních a daňových rizik;
• analýzu vazeb mezi PMS, pokladním systémem, bankovními operacemi a účetnictvím;
• identifikaci míst, kde může docházet ke zkreslení finančních informací;
• přípravu praktických doporučení pro vlastníka a vedení hotelu.

Jinými slovy se nedíváme pouze na to, „zda účetní správně zaúčtoval operaci“, ale také na to, co se děje s penězi a finančními informacemi v celém hotelovém podniku.

BELGOM Hospitality

1. Kontrolujeme úplnost a správnost účetních dat

První otázka vlastníka zní:

Lze důvěřovat číslům, která dnes ukazuje účetnictví hotelu?

Pro odpověď nestačí podívat se pouze na rozvahu nebo výkaz zisku a ztráty.

Je nutné porovnat několik zdrojů informací:

PMS → Front Office → pokladna → acquiring → banka → účetnictví → manažerský reporting.

Zvláštní pozornost věnujeme operacím, které v hotelu vznikají každý den:

• ubytování;
• časné příjezdy;
• pozdní odjezdy;
• doplňkové služby;
• stravování;
• room service;
• minibary;
• parkování;
• transfery;
• konference a akce;
• provize cestovním agenturám a OTA;
• depozita;
• zálohové platby;
• vratky;
• slevy;
• complimentary;
• rebates;
• paid outs;
• city ledger;
• direct billing;
• dárkové poukazy;
• korporátní smlouvy.

V dobře organizovaném hotelu musí mít každá operace jasnou cestu od svého vzniku až po zachycení ve finanční evidenci.

Pokud mezi systémy vznikají rozdíly, je to důvod k podrobné analýze.

2. Prověřujeme nejen účetnictví, ale také hotelové systémy

Pro hotelový podnik je zvlášť důležité vědět, jaká PMS je v objektu instalována a jak je propojena s ostatními systémy.

Například:

• PMS;
• Channel Manager;
• POS;
• účetní systém;
• systém řízení věrnostního programu;
• platební služby;
• systémy správy minibarů;
• reportingové systémy.

V rámci analýzy je nutné určit:

které systémy se aktuálně používají, jaké funkce plní a nakolik správně předávají informace do účetního a manažerského prostředí.

Změna PMS je samostatnou etapou

Pokud stávající PMS neposkytuje potřebné finanční a provozní informace, nenavrhujeme její automatickou výměnu.

Nejprve společně s klientem určíme:

1. jaké problémy existují v současné PMS;
2. jaké funkce potřebuje právě tento objekt;
3. které PMS systémy jsou pro hotel vhodné;
4. kteří dodavatelé mohou nabídnout odpovídající řešení;
5. kolik bude stát implementace;
6. kolik bude stát licence a následná podpora;
7. jaké integrace budou zapotřebí;
8. která data bude nutné převést;
9. jaké změny budou nutné v práci Front Office, Reservations, Revenue Managementu a účetnictví.

Poté vyžádáme obchodní nabídky od vhodných dodavatelů PMS.

Získané nabídky neporovnáváme pouze podle ceny.

Porovnáváme:

současné možnosti objektu → potřebné funkce → možnosti nové PMS → náklady na implementaci → celkové náklady vlastnictví → očekávaný přínos.

Jde zásadně o samostatnou etapu, kterou s klientem projednáváme s ohledem na jeho finanční možnosti a investiční rozpočet.

Nemá smysl doporučovat vlastníkovi hotelu drahý systém pouze proto, že je technologicky modernější.

Systém musí být ekonomicky opodstatněný pro konkrétní objekt.

3. Analyzujeme účetnictví a daňovou evidenci hotelu

Další částí je kontrola, nakolik účetnictví odpovídá skutečnému provozu hotelu.

Zde je nutné rozumět specifikům hotelnictví.

Hotel současně zpracovává velké množství různých typů operací a zdrojů výnosů.

Výnos z pokoje například nelze posuzovat odděleně od:

• obsazenosti;
• ADR;
• RevPAR;
• struktury prodejních kanálů;
• provizí;
• slev;
• smluv s korporátními klienty;
• OTA;
• skupinového prodeje;
• F&B;
• doplňkových služeb.

Účetnictví proto musí tyto operace správně oddělit a analyzovat.

4. Posuzujeme účetní pravidla

Účetní pravidla hotelu jsou dokumentem, který bývá často považován pouze za účetní formalitu.

Pro vlastníka znamenají mnohem více.

Zvolené účetní přístupy ovlivňují způsob vykazování finančního výsledku hotelu i tvorbu daňového základu.

Analyzujeme:

• používané účetní metody;
• způsob zachycení výnosů a nákladů;
• klasifikaci nákladů;
• evidenci dlouhodobého majetku;
• odpisy;
• opravy a provozní náklady;
• náklady na údržbu pokojového úseku;
• náklady na reklamu;
• agenturní provize;
• personální náklady;
• smluvní vztahy;
• dokladové doložení operací.

Nestačí pouze ověřit, že účetní pravidla existují.

Je nutné prověřit:

odpovídá skutečná práce hotelu tomu, co stanovují jeho účetní pravidla?

5. Analyzujeme daňové zatížení

Další důležitá otázka zní:

Odpovídá daňové zatížení hotelu jeho finančnímu modelu?

Daňové ukazatele neposuzujeme odděleně od podniku, ale ve spojení s jeho provozem.

Analyzujeme:

• strukturu výnosů;
• strukturu nákladů;
• daňové zatížení;
• vývoj finančních ukazatelů;
• specifika smluv;
• operace s obchodními partnery;
• agenturní vztahy;
• provize;
• zálohy;
• platby od fyzických a právnických osob;
• operace spojené s doplňkovými službami.

Cílem není hledat způsoby, jak se „vyhnout daním“.

Cílem je odhalit neopodstatněná rizika, účetní chyby a oblasti, které mohou vyvolat otázky při daňové kontrole.

6. Hledáme finanční a daňová rizika

V této fázi vzniká určitá mapa rizik hotelu.

Mezi potenciální oblasti vyžadující pozornost mohou patřit:

PMS ≠ účetnictví

Když provozní systém ukazuje jedny údaje a účetnictví jiné.

Pokladna ≠ PMS

Když operace Front Office nelze plně spárovat s pokladními daty.

Banka ≠ účetnictví

Když dochází ke zpožděním nebo chybám při účtování příjmů a plateb.

Manažerský reporting ≠ účetní výkazy

Když vlastník rozhoduje podle ukazatelů, které nelze správně porovnat s finanční evidencí.

Výnosy ≠ struktura prodeje

Když nelze určit, který prodejní kanál skutečně vytváří zisk po zohlednění provizí a souvisejících nákladů.

7. Díváme se na účetnictví očima vlastníka hotelu

Hlavní otázka vlastníka obvykle nezní:

„Byl měsíc správně uzavřen?“

Hlavní otázka zní:

„Kolik peněz hotel skutečně vydělal a proč je finanční výsledek právě takový?“

Kvalitní analýza účetnictví a daňové evidence proto musí propojovat finanční data s provozními ukazateli hotelu.

Například:

Occupancy + ADR + RevPAR + Room Revenue + Payroll + Operating Expenses + Taxes + EBITDA

poskytují vlastníkovi mnohem více informací než samostatné účetní číslo.

Skutečné příležitosti k růstu se často ukážou právě na průsečíku provozní a finanční analýzy.

8. Co klient získá po analýze

Výsledkem práce je analytická zpráva o účetnictví a daňové evidenci hotelu.

Zpráva obsahuje:

1. Identifikované problémy

Co přesně vyžaduje pozornost a kde byly nalezeny rozdíly nebo slabá místa.

2. Finanční rizika

Které oblasti mohou ovlivnit spolehlivost finančních informací a výsledek hotelu.

3. Daňová rizika

Které otázky vyžadují další prověření a pozornost účetního oddělení a vedení.

4. Problémy integrace systémů

Kde vznikají mezery mezi PMS, pokladními systémy, bankou, POS a účetnictvím.

5. Doporučení

Co je nutné změnit, v jakém pořadí a s jakým očekávaným výsledkem.

6. Priority

Ne všechny problémy je nutné řešit současně.

Doporučení lze proto rozdělit na:

kritická → důležitá → plánovaná.

Vlastník tak získá srozumitelný akční plán, nikoli další zprávu, která zůstane ležet na polici.

Samostatně k PMS: změnit systém, nebo nejprve procesy?

Jde o jednu z nejčastějších otázek při práci s hotely.

Vlastník má někdy pocit, že problém spočívá v PMS.

Analýza však může ukázat, že systém samotný funguje správně a problém vzniká kvůli:

• nesprávnému nastavení;
• absenci postupů;
• chybám zaměstnanců;
• nedostatečné kontrole;
• nesprávnému přenosu dat;
• absenci integrace;
• nevhodné struktuře reportů.

V jiné situaci se naopak ukáže, že stávající PMS již hotel omezuje a neumožňuje efektivně řídit provoz a finance.

Proto výměna PMS nemá být prvním rozhodnutím.

Nejprve se provede diagnostika.

Poté se definují požadavky objektu.

Následně můžeme:

vybrat vhodná PMS řešení → vyžádat nabídky dodavatelů → porovnat nabídky → posoudit náklady na implementaci a vlastnictví → sladit řešení s rozpočtem klienta → předložit doporučení vlastníkovi.

Co by měl vlastník nakonec získat

Výsledkem není pouze seznam účetních chyb.

Výsledkem je jasný obraz toho, jak spolehlivě hotel spravuje svá finanční data.

Klient získá:

Analytickou zprávu s praktickými doporučeními ke zlepšení účetní a daňové evidence, snížení finančních a daňových rizik a zvýšení efektivity finančního řízení hotelu.

Pokud analýza odhalí potřebu změny PMS nebo jiných hotelových systémů, řeší se jako samostatná investiční etapa s ohledem na cíle objektu, technické možnosti, obchodní nabídky dodavatelů a skutečné finanční možnosti vlastníka.

Proč nelze finanční audit hotelu oddělit od provozního řízení

Hotel není běžná obchodní společnost.

Každý den se mění obsazenost pokojů, cena pokoje, struktura prodeje, počet příjezdů a odjezdů, provize prodejních kanálů, personální a provozní náklady.

Proto musí finanční a provozní analýza hotelu současně sledovat dvě stránky podnikání:

co se děje v provozu

a

jak se to promítá do peněz a účetnictví.

Tento přístup umožňuje přejít od otázky:

„Máme v účetnictví vše správně?“

k důležitější otázce:

„Nakolik nám účetní systém pomáhá řídit zisk hotelu?“

Tato otázka přímo souvisí s efektivitou podnikání, investicemi, daňovými riziky, řízením pokojového úseku a dalším růstem výnosnosti objektu.